Administration des formations : obligations, coût et proposition. Note interne pour la direction. · 22/09/2026
Convainquez votre direction en cinq minutes
En une minute
- Trois obligations légales avec une date : le plan de formation (au plus tard le 31 mars, dès 20 travailleurs), le droit individuel à la formation par travailleur et le bilan social joint aux comptes annuels. À cela s'ajoutent les attestations exigées par vos clients, votre assureur ou la législation bien-être. Vos travailleurs et le conseil d'entreprise peuvent les réclamer, et votre bilan social est publié avec vos comptes annuels.
- Excel coûte plus qu'on ne pense : des heures d'administration par mois, des subsides manqués, des attestations expirées et aucune vue sur le coût réel de la formation, coût salarial compris.
- La formation n'est pas un coût à justifier. Une recherche indépendante sur des entreprises belges mesure un travailleur formé 23 % plus productif, pour un salaire supérieur de 12 %. Et les pouvoirs publics en remboursent une partie : jusqu'à 30 % via le portefeuille PME et 11,75 % de la rémunération via la dispense de versement du précompte professionnel. Cet argent ne s'obtient qu'avec un enregistrement par travailleur.
- Learnlog commence gratuitement, pour toute taille d'entreprise. Formules payantes à partir de 10 € par mois, facturées par an. Vous pouvez résilier à tout moment : vous gardez les fonctions payantes jusqu'à la fin de l'année payée, puis le compte repasse en Free en conservant toutes vos données. Sans carte de crédit au démarrage.
- Opérationnel en une après-midi : importer les travailleurs depuis Excel ou via le secrétariat social et ajouter les formations en cours. Charger les attestations et l'historique demande quelques semaines, étalées.
- La direction obtient ce qu'elle veut : un dossier présentable immédiatement, des chiffres pour les comptes annuels sans calcul et une vue sur ce que la formation coûte vraiment.
Les obligations, avec leur date et qui peut les réclamer
Ce ne sont pas des bonnes pratiques. Ce sont des obligations datées, que quelqu'un peut réclamer : vos travailleurs, le conseil d'entreprise ou la délégation syndicale, votre réviseur. Et votre bilan social est publié avec vos comptes annuels.
| Obligation | Pour qui | Quand | Qui peut la demander | Dans Learnlog |
|---|---|---|---|---|
| Plan de formation | À partir de 20 travailleurs, comptés en équivalents temps plein | Chaque année, au plus tard le 31 mars, après avis du conseil d'entreprise ou de la délégation syndicale (avis pour le 15 mars au plus tard) ou, à défaut, après présentation aux travailleurs. Copie transmise par voie électronique au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) dans le mois qui suit l'entrée en vigueur, via transfer.werk.belgie.be | Le conseil d'entreprise ou la délégation syndicale, vos travailleurs eux-mêmes, et le SPF ETCS qui reçoit la copie | Plan par équipe et par siège, export pour la concertation et le dépôt |
| Droit individuel à la formation | Dès 20 travailleurs 5 jours par travailleur à temps plein, de 10 à 19 travailleurs 1 jour, en dessous de 10 travailleurs non applicable. Une CCT sectorielle peut déroger, jamais sous 2 jours. Comptage en équivalents temps plein. | Chaque année civile. Les jours non pris sont reportés au sein d'une période de cinq ans ; la première court de 2024 à 2028, ensuite le compteur repart. | Le travailleur lui-même, qui peut demander à tout moment l'état de son crédit-formation, et le conseil d'entreprise ou la délégation syndicale | Solde par travailleur et par commission paritaire, en direct |
| Bilan social | Toute société occupant du personnel qui dépose des comptes annuels, micromodèle compris. Pour les ASBL et fondations, l'obligation s'applique à partir de 20 ETP ; en dessous, vous pouvez remplir la rubrique volontairement. Un groupe restreint sans obligation de dépôt (certains hôpitaux et personnes morales de droit privé) dépose un bilan social séparé à la Centrale des bilans à partir de 20 membres du personnel en moyenne. | À chaque dépôt des comptes annuels | Comptable, réviseur, conseil d'entreprise. Via la Centrale des bilans, votre bilan social est public, comme vos comptes annuels. | Le volet formation (codes 5801 à 5853) entièrement rempli, exportable |
| Attestations et recyclages | Qui occupe des travailleurs avec premiers secours, chariot élévateur, BA4/BA5, VCA ou une autre attestation de compétence. La loi fixe elle-même un délai pour le recyclage du secouriste d'entreprise (en principe annuel), pour la formation amiante et pour la formation continue code 95 (35 heures par 5 ans). Pour les autres attestations, c'est vous, votre client ou votre assureur qui fixez le délai. Pour le chariot élévateur, la loi impose une formation adéquate à la conduite en sécurité ; vous en fixez la durée de validité. Pour le BA4/BA5, l'attestation ne suffit pas : vous déclarez votre travailleur compétent par écrit, sur la base d'une analyse des risques de votre installation. Les attestations VCA sont valables 10 ans et sont souvent une exigence des clients. Attention : toute personne travaillant sur un chantier temporaire ou mobile doit de toute façon suivre une formation de base à la sécurité d'au moins 8 heures. | Avant l'échéance : chaque année pour les premiers secours, pour le reste le délai que vous, votre client ou votre assureur fixez | Conseiller en prévention, assureur, client, et le Contrôle du bien-être au travail lors d'une inspection ou après un accident | Toutes les attestations au même endroit. Rappel avant l'échéance à partir de Standard. |
Le Federal Learning Account est supprimé depuis le 1er janvier 2026 (loi portant des dispositions diverses du 14 janvier 2026). Il n'existe plus d'obligation légale d'enregistrer les formations auprès de l'État, mais les obligations elles-mêmes subsistent : plan de formation, droit à la formation et bilan social. Vos travailleurs peuvent toujours demander l'état de leur crédit-formation. Le ministre de l'Emploi a par ailleurs annoncé que le fédéral et les régions concluraient en 2026 les accords de coopération nécessaires à un nouveau compte d'apprentissage individuel à partir du 1er janvier 2027. Celui qui tient ses données à jour aujourd'hui n'aura rien à reconstituer. Les formations que vous devez légalement donner sont en outre gratuites pour le travailleur et comptent comme temps de travail (loi du 7 octobre 2022).
Ce que vous ne payez pas vous-même
Le calcul ci-dessus est un coût brut. Voici ce que les pouvoirs publics en remboursent, à chaque fois à condition de pouvoir prouver, par travailleur, qui a suivi quelle formation et quand. Cette preuve vit aujourd'hui dans Excel.
| Régime | Combien | Condition | Dans Learnlog |
|---|---|---|---|
| Dispense de versement du précompte professionnel | 11,75 % de la rémunération du mois concerné, sur une base salariale plafonnée à 3.500 € | 38 heures de formation sur une période ininterrompue de 75 jours calendrier pour les petites sociétés, 76 heures sur 30 jours calendrier pour les autres. Le travailleur est en service depuis au moins six mois et la formation n'est pas imposée par la loi ou une CCT. | Jours de formation datés par travailleur : exactement la preuve que votre comptable réclame |
| Portefeuille PME (Flandre) | 30 % pour les petites entreprises, 20 % pour les moyennes, maximum 7.500 € d'aide par an | Formation auprès d'un prestataire enregistré, dans l'un des huit thèmes, avec demande dans le délai suivant le début de la formation | Subside suivi par formation, avec le total déjà perçu (Standard) |
| Congé de formation flamand (VOV) | 24,50 € par heure approuvée à partir de l'année scolaire 2026-2027, contre 14,91 € l'année précédente | Formation reconnue. Maximum personnel = votre taux d'occupation de mars × 125 heures par année scolaire. Le doublement à 250 heures n'est possible que par le droit d'initiative commun : au moins deux formations différentes, dont une proposée par l'employeur et une par le travailleur. Une formation rendue obligatoire par la loi ou une CCT pour la fonction actuelle n'entre pas en ligne de compte. | Heures enregistrées par travailleur, prêtes pour votre demande |
| Congé-éducation payé (Bruxelles et Wallonie) | 21,30 € par heure en Wallonie, 22,07 € par heure à Bruxelles | Formation reconnue, demande par année scolaire avec un délai propre à chaque région | Idem, par siège d'exploitation |
Montants et conditions tels que publiés par le VLAIO, le SPF et les régions. Le portefeuille PME et le congé de formation flamand s'appliquent aux sièges situés en Région flamande ; à Bruxelles et en Wallonie, c'est le congé-éducation payé qui s'applique. Faites toujours confirmer votre dossier par votre comptable ou votre secrétariat social.
Ce que la formation rapporte
Ce ne sont pas nos chiffres.
plus productives que celles qui ne forment pas
Étude portant sur plus de 13.000 entreprises belges : celles qui forment leur personnel mesurent 1 à 2 % de productivité en plus. Les salaires moyens, eux, n'augmentent que de 0,5 %. L'écart reste dans l'entreprise.
Konings et Vanormelingen, KU Leuven, The Review of Economics and Statistics, 2015
métiers en pénurie en 2026
Le top dix de la liste du VDAB comprend l'électromécanicien industriel, le régleur-opérateur en usinage et le responsable de la maintenance industrielle. Ces profils ne se trouvent pas sur le marché : soit vous les formez, soit vous ne les avez pas.
VDAB, liste des métiers en pénurie 2026 (Flandre)
Ce que la direction y gagne
Un dossier présentable immédiatement
Plan de formation, droit à la formation par travailleur et attestations au même endroit, avec exports pour la concertation sociale et le SPF ETCS. Plus de fouille dans les boîtes mail quand quelqu'un demande quelque chose.
Le bilan social sans calcul
Participants, heures et coût net par sexe, dans la structure de la Banque nationale. Le comptable reçoit un export, pas un Excel avec des formules.
Une vue sur ce que la formation coûte vraiment
Coût de formation et coût salarial des heures de formation, par formation et par travailleur, face à un budget annuel. Enfin un chiffre pour décider.
Les subsides que vous oubliez
Portefeuille PME, fonds sectoriels et remboursement du congé de formation flamand suivis par formation, avec le total déjà perçu. Chaque dispositif est régional et a ses propres conditions ; Learnlog garde la trace de ce que vous avez demandé et de ce qui est rentré. (Standard)
Aucune attestation qui expire sans qu'on le voie
VCA, chariot élévateur, BA4/BA5, premiers secours : Learnlog envoie le rappel avant l'échéance, vous planifiez le recyclage. Sécurité, assurabilité et exigences clients en un. (Standard)
Des travailleurs qui voient leur propre droit
Chaque travailleur voit son droit à la formation et son CV formation et peut demander une formation lui-même. Cela évite des questions à l'équipe RH, et vous voyez immédiatement qui vous pouvez former en interne pour une fonction que vous ne parvenez de toute façon pas à pourvoir sur le marché.
Tout ce qui n'est pas étiqueté fonctionne dans la version gratuite, bilan social compris. Ce qui porte (Standard) fait partie de la formule payante à partir de 10 € par mois. Les 30 premiers jours, vous avez de toute façon tout.
Déjà utilisé par
“C'est un programme très simple et convivial. Nous sommes toujours bien accompagnés et obtenons une réponse à nos questions : un suivi vraiment excellent.”
Sonja Craenhals · Responsable RH, Hunter & Van Twist
Ce que ça coûte
30 jours d'application complète, puis automatiquement Free. Sans carte de crédit au démarrage. Les formules payantes sont facturées par an ; la résiliation est possible à tout moment, vous en profitez alors jusqu'à la fin de l'année payée.
Free suffit pour démarrer, pour établir le plan de formation et pour remplir le bilan social. Standard se rembourse dès qu'un subside n'est pas manqué ou qu'une attestation n'expire pas.
Travailleurs et formations illimités, plan de formation, droit à la formation, CV formation, attestations, import et export Excel.
Plus le suivi des subsides, les rappels d'attestations, équipes et sièges, le suivi du dépôt SPF ETCS, le support téléphonique.
Plus les présences, les formulaires d'évaluation, les annexes, la matrice de certification, l'API, le service de démarrage et d'intégration gratuit.
Le fonds sectoriel mtech+ (CP 111 et 209) propose Learnlog à ses membres pour 20 € par mois. Prix selon la taille de l'entreprise, hors TVA.
Ce que la direction veut encore savoir
- Où sont nos données ?
- Dans l'Union européenne. Learnlog est développé en Belgique par Smart Lions (Webdoos BV, Bruges) ; l'application et vos données sont hébergées dans un centre de données situé dans l'Union européenne.
- Sommes-nous engagés ?
- Vous décidez si et quand vous payez. Les formules payantes sont facturées par an. Vous pouvez résilier à tout moment, mais la partie restante de l'année n'est pas remboursée : vous continuez à utiliser les fonctions payantes jusqu'à la fin de la période payée, ensuite le compte passe automatiquement en formule Free. Toutes vos données restent dans le système et restent exportables. Pendant la période d'essai, rien n'est facturé.
- Et si nous arrêtons ?
- Vos données et vos enregistrements restent en place, seules les fonctions payantes se verrouillent. Vous pouvez tout exporter vers Excel à tout moment.
- Que signons-nous ?
- Les conditions générales et un contrat de sous-traitance, puisqu'il s'agit de données à caractère personnel de vos travailleurs.
- Et si notre responsable RH part ?
- Aujourd'hui, le dossier vit dans un Excel sur un portable et dans une boîte mail. Dans Learnlog, il est au nom de l'entreprise et non au nom d'une personne.
Comment ça se passe
- Aujourd'huiCréer le compte (2 minutes). Importer les travailleurs depuis Excel ou via la connexion au secrétariat social. Ajouter les formations en cours.
- Ce mois-ciCharger les attestations, vérifier le droit à la formation par travailleur, fixer le budget. Le plan de formation de l'année est prêt.
- Avant le 31 marsSoumettre le projet au conseil d'entreprise ou à la délégation syndicale pour que leur avis soit rendu au plus tard le 15 mars, ou le présenter à vos travailleurs si ces organes n'existent pas. Arrêter le plan pour le 31 mars au plus tard et transmettre une copie au SPF ETCS dans le mois qui suit son entrée en vigueur. Aux comptes annuels : exporter le bilan social.
Que vous coûte Excel aujourd'hui ?
Cochez ce que vous faites vous-même et complétez vos chiffres. L'e-mail en bas de page et la demande à votre direction reprennent le résultat ; vous n'avez plus qu'à remplir les noms. Encodez vos propres chiffres. Pour les heures, indiquez le réencodage, la recherche et la compilation : c'est la part qui disparaît. Les subsides et la dispense de précompte professionnel ne sont pas repris ici ; ils viennent en plus, voir ci-dessous.
Exemple de calcul basé sur vos données. La différence est du temps libéré exprimé en coût salarial, pas du cash. Prix hors TVA ; prix actuels sur learnlog.be.
Copiez cet e-mail pour votre direction
Adaptez les chiffres et envoyez. Joignez la page imprimée en PDF.
Proposition : sortir l'administration des formations d'Excel
La décision
Ce que nous demandons : l'accord de mettre l'administration des formations dans Learnlog, un contrat de sous-traitance, et plus tard une ligne budgétaire d'environ [X] € par an pour la taille de notre entreprise. Le prix suit le nombre de travailleurs et est facturé par an, hors TVA ; le montant exact figure dans l'application avant que vous ne confirmiez. Démarrer gratuitement est possible dès aujourd'hui, sans budget et sans bon de commande.
Quand : l'avis du conseil d'entreprise ou de la délégation syndicale doit être rendu au plus tard le 15 mars, le plan au plus tard le 31 mars. Commencer en février n'est donc pas un luxe.
Si nous ne faisons rien : le même dossier à la main en mars, le bilan social à nouveau depuis Excel, et les subsides et la dispense de précompte professionnel à nouveau non demandés.
Ce que nous ne demandons pas : un projet informatique ou des effectifs en plus. Cela tourne dans le navigateur. La formule est facturée par an et nous pouvons résilier à tout moment ; l'année en cours n'est pas remboursée.
Convaincu ? Commencez aujourd'hui.
30 jours d'application complète, puis gratuit. Sans carte de crédit.
Démarrage gratuit via learnlog.be. Questions : hello@smartlions.email
Plutôt une démo pour votre direction ? hello@smartlions.email