Opleidingsadministratie: verplichtingen, kost en voorstel. Interne nota voor de directie. · 22/09/2026
Overtuig je directie in vijf minuten
In één minuut
- Drie wettelijke verplichtingen met een datum: het opleidingsplan (uiterlijk 31 maart, vanaf 20 werknemers), het individueel opleidingsrecht per werknemer en de sociale balans bij de jaarrekening. Daarnaast de attesten die je klanten, je verzekeraar of de welzijnswetgeving eisen. Je werknemers en de ondernemingsraad kunnen dit opvragen, en je sociale balans wordt samen met je jaarrekening gepubliceerd.
- Excel kost meer dan je denkt: uren administratie per maand, gemiste subsidies, verlopen attesten en geen zicht op de echte opleidingskost inclusief loonkost.
- Opleiden is geen kost die je moet goedpraten. Onafhankelijk onderzoek op Belgische bedrijven meet een opgeleide werknemer 23 procent productiever, tegenover 12 procent hoger loon. En de overheid betaalt een stuk terug: tot 30 procent via de kmo-portefeuille en 11,75 procent van de bezoldiging via de vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing. Dat geld krijg je alleen met een registratie per werknemer.
- Learnlog begint gratis, voor elke bedrijfsgrootte. Betalende formules vanaf € 10 per maand, per jaar aangerekend. Je kunt op elk moment opzeggen: je gebruikt de betalende functies dan nog tot het einde van het betaalde jaar en valt daarna terug op Free, met behoud van al je gegevens. Geen kredietkaart bij de start.
- Op een namiddag draaiend: werknemers importeren uit Excel of via het sociaal secretariaat en lopende opleidingen toevoegen. Attesten en historiek opladen is werk van een paar weken, gespreid.
- De directie krijgt wat ze wil: één dossier dat je meteen kunt voorleggen, cijfers voor de jaarrekening zonder rekenwerk en zicht op wat opleiden echt kost.
De verplichtingen, met datum en met wie ze opvraagt
Dit zijn geen best practices. Het zijn verplichtingen met een datum en met iemand die ze kan opvragen: je werknemers, de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, je revisor. Je sociale balans wordt bovendien samen met je jaarrekening gepubliceerd.
| Verplichting | Voor wie | Wanneer | Wie kan het opvragen | In Learnlog |
|---|---|---|---|---|
| Opleidingsplan | Vanaf 20 werknemers, geteld in voltijdse equivalenten | Elk jaar, uiterlijk 31 maart, na advies van de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging (advies uiterlijk 15 maart) of, als die er niet zijn, na voorlegging aan de werknemers. Afschrift binnen de maand na inwerkingtreding elektronisch naar de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) via transfer.werk.belgie.be | Ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, je werknemers zelf, en de FOD WASO die het afschrift ontvangt | Plan per team en vestiging, export voor overleg en neerlegging |
| Individueel opleidingsrecht | Vanaf 20 werknemers 5 dagen per voltijdse werknemer, bij 10 tot 19 werknemers 1 dag, onder 10 werknemers niet van toepassing. Een sector-cao kan afwijken maar nooit onder 2 dagen. Teller in voltijdse equivalenten. | Elk kalenderjaar. Niet-opgenomen dagen worden overgedragen binnen een periode van vijf jaar; de eerste loopt van 2024 tot en met 2028, daarna start de teller opnieuw. | De werknemer zelf, die op elk moment de stand van zijn opleidingskrediet kan opvragen, en de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging | Saldo per werknemer en per paritair comité, live |
| Sociale balans | Elke vennootschap met personeel die een jaarrekening neerlegt, ook in het micromodel. Voor vzw's en stichtingen geldt de verplichting vanaf 20 VTE; daaronder mag je de rubriek vrijwillig invullen. Een beperkte groep zonder neerleggingsplicht (bepaalde ziekenhuizen en privaatrechtelijke rechtspersonen) legt vanaf gemiddeld 20 personeelsleden een aparte sociale balans neer bij de Balanscentrale. | Bij elke jaarrekening | Boekhouder, revisor, ondernemingsraad. Via de Balanscentrale is je sociale balans publiek, samen met je jaarrekening. | Het opleidingsluik (codes 5801 tot 5853) volledig ingevuld, exporteerbaar |
| Attesten en bijscholingen | Wie werknemers inzet met EHBO, heftruck, BA4/BA5, VCA of een ander bekwaamheidsattest. De wet legt zelf een termijn op voor de bijscholing van de bedrijfseerstehulpverlener (in principe jaarlijks), voor de asbestopleiding en voor de nascholing code 95 (35 uur per 5 jaar). Voor andere attesten bepaal jij, je klant of je verzekeraar de termijn. Bij heftruck legt de wet een adequate opleiding op voor het veilig besturen ervan; de geldigheidsduur bepaal jij. Bij BA4/BA5 is het attest niet het sluitstuk: je verklaart je werknemer schriftelijk bevoegd, op basis van een risicoanalyse van je installatie. VCA-attesten zijn 10 jaar geldig en zijn vaak een klanteneis. Let op: wie werkt op een tijdelijke of mobiele bouwplaats moet hoe dan ook een basisveiligheidsopleiding van minstens 8 uur volgen. | Vóór de vervaldatum: jaarlijks voor EHBO, voor de rest de termijn die jij, je klant of je verzekeraar vastlegt | Preventieadviseur, verzekeraar, klant, en het Toezicht Welzijn op het Werk bij een controle of na een ongeval | Alle attesten op één plaats. Herinnering vóór de vervaldatum vanaf Standaard. |
De Federal Learning Account is sinds 1 januari 2026 afgeschaft (wet diverse bepalingen van 14 januari 2026). Er is geen wettelijke verplichting meer om opleidingen bij de overheid te registreren, maar de verplichtingen zelf blijven: opleidingsplan, opleidingsrecht en sociale balans. Je werknemers kunnen nog altijd de stand van hun opleidingskrediet opvragen. De minister van Werk kondigde bovendien aan dat de federale overheid en de gewesten in 2026 samenwerkingsakkoorden sluiten voor een nieuwe individuele leerrekening vanaf 1 januari 2027. Wie nu bijhoudt, moet straks niets reconstrueren. Opleidingen die je wettelijk moet geven, zijn trouwens kosteloos voor de werknemer en tellen als arbeidstijd (wet van 7 oktober 2022).
Wat je niet zelf betaalt
De rekening hierboven is een brutokost. Dit is wat de overheid ervan terugbetaalt, telkens op voorwaarde dat je per werknemer kunt aantonen wie welke opleiding wanneer volgde. Dat bewijs zit vandaag in Excel.
| Regeling | Hoeveel | Voorwaarde | In Learnlog |
|---|---|---|---|
| Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing | 11,75 procent van de bezoldiging van die maand, op een loonbasis van maximaal € 3.500 | 38 uur opleiding in een ononderbroken periode van 75 kalenderdagen voor kleine vennootschappen, 76 uur in 30 kalenderdagen voor de andere. De werknemer is minstens zes maanden in dienst en de opleiding is niet wettelijk of bij cao verplicht. | Opleidingsdagen per werknemer met datum: precies het bewijs dat je boekhouder nodig heeft |
| Kmo-portefeuille (Vlaanderen) | 30 procent voor kleine, 20 procent voor middelgrote ondernemingen, maximaal € 7.500 steun per jaar | Opleiding bij een geregistreerde dienstverlener, binnen een van de acht thema's, met aanvraag binnen de termijn na de start van de opleiding | Subsidie per opleiding opgevolgd, met het totaal dat al binnenkwam (Standaard) |
| Vlaams opleidingsverlof | € 24,50 per goedgekeurd uur vanaf schooljaar 2026-2027, tegenover € 14,91 het jaar ervoor | Erkende opleiding. Persoonlijk maximum = je tewerkstellingspercentage van maart × 125 uur per schooljaar. Verdubbeling tot 250 uur kan alleen via het gemeenschappelijk initiatiefrecht: minstens twee verschillende opleidingen, waarvan één op voorstel van de werkgever en één op voorstel van de werknemer. Opleiding die wettelijk of bij cao verplicht is voor de huidige functie telt niet mee. | Uren per werknemer geregistreerd, klaar voor je aanvraag |
| Betaald educatief verlof (Brussel en Wallonië) | € 21,30 per uur in Wallonië, € 22,07 per uur in Brussel | Erkende opleiding, aanvraag per schooljaar met een eigen termijn per gewest | Idem, per vestiging |
Bedragen en voorwaarden zoals gepubliceerd door VLAIO, de FOD en de gewesten. Kmo-portefeuille en Vlaams opleidingsverlof gelden voor vestigingen in Vlaanderen; in Brussel en Wallonië geldt het betaald educatief verlof. Laat je dossier altijd bevestigen door je boekhouder of sociaal secretariaat.
Wat opleiden oplevert
Dit zijn geen cijfers van ons.
productiever dan wie niet opleidt
Onderzoek op Belgische bedrijven: een opgeleide werknemer is gemiddeld 23 procent productiever, terwijl zijn loon 12 procent hoger ligt. Het verschil blijft in het bedrijf.
Konings en Vanormelingen, KU Leuven, The Review of Economics and Statistics, 2015
knelpuntberoepen in 2026
In de top tien van de VDAB-lijst staan industrieel elektromecanicien, insteller-omsteller verspaning en verantwoordelijke industrieel onderhoud. Die profielen vind je niet op de markt. Je leidt ze zelf op, of je hebt ze niet.
VDAB, knelpuntberoepenlijst 2026 (Vlaanderen)
Wat de directie ervoor terugkrijgt
Eén dossier dat je meteen kunt voorleggen
Opleidingsplan, opleidingsrecht per werknemer en attesten op één plaats, met exports voor het sociaal overleg en de FOD WASO. Geen zoektocht door mailboxen als iemand iets opvraagt.
De sociale balans zonder rekenwerk
Deelnemers, uren en nettokosten per geslacht, in de indeling van de Nationale Bank. De boekhouder krijgt een export, geen Excel met formules.
Zicht op wat opleiden echt kost
Opleidingskost én loonkost van de opleidingsuren, per opleiding en per werknemer, tegenover een jaarbudget. Eindelijk een cijfer om over te beslissen.
Subsidies die je anders vergeet
Kmo-portefeuille, sectorfondsen en de terugbetaling van het Vlaams opleidingsverlof per opleiding opgevolgd, met het totaal dat al binnenkwam. Elk stelsel is gewestelijk en heeft eigen voorwaarden; Learnlog houdt bij wat je aanvroeg en wat binnenkwam. (Standaard)
Geen attest dat ongemerkt vervalt
VCA, heftruck, BA4/BA5, EHBO: Learnlog stuurt de herinnering vóór de vervaldatum, jij plant de bijscholing. Dat is veiligheid, verzekerbaarheid en klanteneisen in één. (Standaard)
Werknemers die hun eigen recht zien
Elke werknemer ziet zijn opleidingsrecht en opleidings-CV en kan zelf een opleiding aanvragen. Dat scheelt vragen aan HR, en je ziet meteen wie je intern kunt klaarstomen voor een functie die je op de markt toch niet ingevuld krijgt.
Alles zonder label werkt in de gratis versie, de sociale balans inbegrepen. Wat (Standaard) draagt, zit in de betalende formule vanaf € 10 per maand. De eerste 30 dagen heb je sowieso alles.
Al in gebruik bij
“Het is een heel makkelijk en gebruiksvriendelijk programma. We zijn altijd goed begeleid en krijgen een antwoord op onze vragen: echt zeer goed opgevolgd.”
Sonja Craenhals · HR-verantwoordelijke, Hunter & Van Twist
Wat het kost
30 dagen de volledige applicatie, daarna automatisch Free. Geen kredietkaart bij de start. Betalende formules worden per jaar aangerekend; opzeggen kan op elk moment, waarna je ze nog tot het einde van het betaalde jaar gebruikt.
Free volstaat om te starten, om het opleidingsplan te maken en om de sociale balans in te vullen. Standaard verdien je terug zodra je één subsidie niet misloopt of één attest niet laat vervallen.
Werknemers en opleidingen onbeperkt, opleidingsplan, opleidingsrecht, opleidings-CV, attesten, Excel-import en -export.
Plus subsidieopvolging, herinneringen bij vervallende attesten, teams en vestigingen, opvolging van de FOD WASO-neerlegging, telefonische support.
Plus aanwezigheden, evaluatieformulieren, bijlagen, certificeringsmatrix, API, gratis opstart- en integratieservice.
Sectorfonds mtech+ (PC 111 en 209) biedt Learnlog aan zijn leden aan voor € 20 per maand. Prijs volgens bedrijfsgrootte, excl. btw.
Wat de directie nog wil weten
- Waar staat onze data?
- In de Europese Unie. Learnlog is gebouwd in België door Smart Lions (Webdoos BV, Brugge); de applicatie en je gegevens worden gehost in een datacenter in de Europese Unie.
- Zitten we ergens aan vast?
- Je kiest zelf of en wanneer je betaalt. Betalende formules worden per jaar aangerekend. Opzeggen kan op elk moment, maar het resterende deel van het jaar wordt niet terugbetaald: je blijft de betalende functies gebruiken tot het einde van de periode die je betaalde en daarna schakelt je account automatisch over naar Free. Al je gegevens blijven in het systeem staan en blijven exporteerbaar. Tijdens de proefperiode wordt er niets aangerekend.
- Wat als we stoppen?
- Je data en registraties blijven staan, alleen de betalende functies gaan op slot. Je kunt op elk moment alles exporteren naar Excel.
- Wat tekenen we?
- De algemene voorwaarden en een verwerkersovereenkomst, want het gaat om persoonsgegevens van je werknemers.
- En als onze HR-verantwoordelijke vertrekt?
- Vandaag zit het dossier in een Excel op één laptop en in een mailbox. In Learnlog staat het op naam van het bedrijf, niet op naam van één persoon.
Zo verloopt het
- VandaagAccount aanmaken (2 minuten). Werknemers importeren uit Excel of via de koppeling met het sociaal secretariaat. Lopende opleidingen toevoegen.
- Deze maandAttesten uploaden, opleidingsrecht per werknemer nakijken, budget instellen. Het opleidingsplan van dit jaar staat.
- Vóór 31 maartOntwerp naar de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging zodat hun advies er uiterlijk 15 maart is, of voorleggen aan je werknemers als die organen er niet zijn. Plan vastleggen uiterlijk 31 maart en binnen de maand na inwerkingtreding een afschrift naar de FOD WASO. Bij de jaarrekening: sociale balans exporteren.
Wat kost Excel je nu?
Vink aan wat je vandaag zelf doet en vul je cijfers aan. De mail onderaan en de vraag aan je directie nemen het resultaat over; jij vult enkel nog de namen in. Vul je eigen cijfers in. Vul bij de uren het overtypen, zoeken en samenstellen in, want dat is het deel dat wegvalt. Subsidies en de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing zitten hier niet in; die komen er nog bij, zie hieronder.
Rekenvoorbeeld op basis van je eigen invoer. Het verschil is vrijgemaakte tijd uitgedrukt in loonkost, geen cash. Prijzen excl. btw; actuele prijzen op learnlog.be.
Kopieer deze mail naar je directie
Pas de cijfers aan en verstuur. Hang de afgedrukte pagina er als PDF bij.
Voorstel: opleidingsadministratie uit Excel halen
De beslissing
Wat we vragen: goedkeuring om de opleidingsadministratie in Learnlog te zetten, een verwerkersovereenkomst, en later een budgetlijn van ongeveer € [X] per jaar voor onze bedrijfsgrootte. De prijs volgt het aantal werknemers en wordt per jaar aangerekend, excl. btw; het exacte bedrag staat in de app vóór je bevestigt. Gratis starten kan vandaag, zonder budget en zonder bestelbon.
Wanneer: het advies van de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging moet er uiterlijk 15 maart zijn, het plan uiterlijk 31 maart. In februari beginnen is dus geen luxe.
Als we niets doen: hetzelfde dossier opnieuw met de hand in maart, de sociale balans opnieuw uit Excel, en de subsidies en de vrijstelling bedrijfsvoorheffing opnieuw niet aangevraagd.
Wat we niet vragen: een IT-project of extra mensen. Het draait in de browser. De formule wordt per jaar aangerekend en we kunnen op elk moment opzeggen; het lopende jaar wordt niet terugbetaald.
Overtuigd? Start vandaag.
30 dagen de volledige applicatie, daarna gratis verder. Geen kredietkaart.
Gratis starten kan via learnlog.be. Vragen: hello@smartlions.email
Liever eerst een demo voor je directie? hello@smartlions.email